Банки весьма сдержанно относятся к возможности хранения данных на неких удалённых серверах, но при этом готовы выполнять требования к правилам хранения информации.

Эксперты отмечают, что оптимизация работы с документами, эффективное делопроизводство и повышение эффективности всех бизнес процессов – основные задачи современных финансово-кредитных организаций. Именно поэтому в последние годы наблюдается устойчивый рост спроса на электронные системы работы с документацией, которые позволяют перевести на автоматизированный уровень документооборот, а также организовать электронный архив документов компании.

Недавно было опубликовано положение Центробанка «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях» (397-П), которое предписывает банкам хранить информацию в электронном виде. Положение ЦБ, которое предписывает кредитных организациям хранение информации в электронном виде, организация электронных архивов стала гораздо актуальнее.

Эксперты отмечают, что внедрение в практику работы банка электронного документооборота потребует внедрения целого комплекса мероприятий. Для начала необходима поддержка высшего руководства банка. Следующий шаг – создание команды, в которую войдут представители различных специальностей: юристы, специалисты ИТ-сферы, специалисты архивов. В обязательном порядке будет необходимо провести инвентаризацию инфо-активов организации, сохранность которых предстоит обеспечить. Кроме этого, необходимо будет доработать или разработать нормативную базу банка, которая будет регламентировать хранение документации и информации.

Безусловно, сразу полный комплект документов подготовить не удастся. Это достаточно долгая и очень кропотливая работа, доверить которую целесообразно специализированной компании. Специалисты такой компании не только подготовят сам электронный архив, установят необходимое программное обеспечение, но и проведут обучение персонала.